Planowanie roku w organizacji>

Planowanie roku w organizacji

23.01.2023 |

Poznanie elementów planu rocznego może pozwolić Tobie i Twoim współpracownikom na zbudowanie strategii na kolejne etapy pracy. Dlaczego planowanie jest takie ważne? Moim zdaniem planowanie roczne jest jednym z najważniejszych działań, które powinniśmy wykonywać każdego roku, ponieważ pozwala na zdefiniowanie ogólnego kierunku firmy poprzez omówienie celów, wskaźników, budżetu i wyników. Pozwala również firmom efektywnie alokować zasoby i identyfikować potencjalne zagrożenia lub szanse.

Dlaczego planowanie roczne jest ważne?

Zbyt często firmy nie mają planu i po prostu reagują na to, co dzieje się wokół nich. W rezultacie walczą z ogniem, zamiast cofnąć się o krok, aby ocenić sytuację i opracować strategię. Dobrze opracowany plan roczny jest w stanie temu zapobiec. Po pierwsze pomoże Ci przewidzieć potencjalne problemy i wdrożyć plany awaryjne, aby zminimalizować negatywne sytuacje wpływające na Twoją firmę. Po drugie dobrze sformułowany plan roczny to szansa na wyznaczenie ogólnego kierunku dla Twojej firmy. Po trzecie może również pomóc wzmocnić zespół, zapewniając poczucie wspólnego celu. 

Treść mojego wpisu dostosuj indywidualnie w zależności od wielkości firmy lub bezpośrednio na obszar w którym działasz.

Przyjrzyjmy się wspólnie najważniejszym korzyściom płynącym z planowania rocznego, które ująłem w kilku punktach:

✔️Roczny plan zapewni Ci niezbędne informacje do monitorowania postępów i upewnienia się, że Twoja firma jest na właściwej drodze.

✔️Planowanie roku w organizacji pozwoli Ci nakreślić kluczowe cele i strategie, które należy osiągnąć, a to pomoże pracownikom skoncentrować wysiłki na najbardziej krytycznych zadaniach.

✔️Ułatwi Ci dokładniej zaplanować budżet i prognozować przyszłe przychody i wydatki.

✔️Planowanie roku dostarcza cenne informacje i pomoże w podejmowaniu świadomych decyzji, które przyniosą korzyści Twojej firmie.

✔️Określi, czego naprawdę oczekujesz od swojego zespołu i ułatwi pomiar ich wydajności.

✔️Zapewni Ci wnikliwy przegląd Twojej firmy i obszarów, które wymagają poprawy.

✔️Dobry plan określi kluczowe obszary komunikacji oraz sposób, w jaki informacje będą udostępniane między działami i poszczególnymi osobami. Pomoże to upewnić się, że komunikacja przebiega efektywnie.

Twój plan roczny powinien zawierać następujące elementy:

💰Budżet:

Elementy finansowe są kluczowe w planowaniu rocznym, dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę prognozy na nadchodzące 12 miesięcy. Pomoże Ci to zaplanować zasoby, finanse oraz wybrać najlepszy sposób działania i czas dla poszczególnych projektów.

🧠Oczekiwania, obowiązki, OKR i oczywiście CELE:

Cele muszą być jasno określone oraz wskazywać, które zespoły, osoby lub działy będą odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadań. Twoje oczekiwania wobec współpracowników muszą być precyzyjne. Ponadto praca z dobrze zdefiniowanymi OKR może pomóc zespołom w bieżącej pracy. Wszystko po to, aby pozwolić Ci na utrzymanie motywacji pracowników i jasno określić, kto za co odpowiada. Uwierz, jasno określone zasady działania i podział obowiązków naprawdę pomagają 🙂

⌚Terminy

Podczas pomiaru wydajności firmy musisz zrozumieć, jak skuteczna była Twoja firma pod względem osiągania celów w wyznaczonych terminach w poprzednim roku. Podziel swoje cele na zadania i ustal konkretne terminy.

🆘Plany awaryjne

Dobrze sformułowany plan roczny uwzględnia również sytuacje awaryjne. Zawsze dobrze jest pomyśleć o alternatywnych scenariuszach, na przykład, co by się stało, gdyby nagle Twoje finanse zostały zagrożone? Tfu, tfu, “odpukać w niemalowane”, to tylko taki przykład 😀 ale warto być przygotowanym nawet na najgorsze scenariusze… 

⭐Wartości i misja

Ważne jest również, aby podczas pracy nad planem rocznym pamiętać o aspiracjach i  ogólnej wizji na przyszłość dla Twojej firmy.

TIP: Oprogramowanie do zarządzania projektami może być potężnym sprzymierzeńcem w trudnym procesie planowania. Na rynku można korzystać z programów, które umożliwiają centralizację informacji. Dzięki nim możesz szybko przechowywać, aktualizować, udostępniać i przeglądać ważne informacje związane z firmą, a wszystko to w jednym miejscu.

Przy wyznaczaniu celów na kolejny rok nie zapomnij o następujących krokach:

1. Oceń poprzedni rok:

Pierwszym krokiem jest zebranie informacji o wynikach firmy z ostatnich 12 miesięcy. Pomyśl o osiągnięciach firmy i obszarach, które chcesz poprawić w przyszłym roku. Na przykład możesz przeprowadzić wywiad z liderami każdego działu w firmie, aby dowiedzieć się czegoś z ich perspektywy, interpretować wyniki raportów, itp. 

2. Określ cele na następny rok:

Drugim krokiem jest wyznaczenie celów i zadań na kolejny rok. Upewnij się, że Twoja wizja jest realistyczna i osiągalna na osi czasu. Możesz uwzględnić cele krótkoterminowe na każdy miesiąc nowego roku, co pozwoli firmie osiągnąć jeden cel długoterminowy po zakończeniu roku.

Korzystając z danych zebranych na temat poprzednich lat, uszereguj według priorytetów te elementy, które są najważniejsze dla sukcesu firmy. Koncentracja na planie rocznym może ułatwić pracownikom realizację celów.

3. Opracuj działania, aby osiągnąć cele:

Zanim zaczniesz patrzeć w przyszłość, ważne jest, aby spojrzeć wstecz. Tutaj warto przejrzeć cele SMART. Twój cel powinien być = S – sprecyzowany, M – mierzalny, A – atrakcyjny, R – realistyczny, T – terminowy. 

Pamiętaj, że Twój plan roczny powinien być również silnie powiązany ze strategicznymi celami Twojej firmy.

4. Rozpowszechnij plan wśród członków zespołu:

Czwartym krokiem jest udostępnienie planu rocznego członkom zespołu. To bardzo ważne, aby twoi współpracownicy interpretowali cele zgodnie z twoimi zamierzeniami. Mogą również przekazywać informacje zwrotne w celu ulepszenia programu.

Rozważ zorganizowanie spotkania z każdym działem, który może przyczynić się do działań w przyszłym roku. Możesz wyjaśnić, dlaczego chcesz skupić się na określonych tematach w najbliższej przyszłości i prowadzić otwarte dyskusje na temat wykonania każdego kroku. 

5. Przeanalizuj powodzenie planu:

W miarę upływu nowego roku możesz analizować cele. Analizowanie sukcesów kilka razy w ciągu roku może pozwolić na wprowadzanie zmian przy jednoczesnym zachowaniu produktywności. Możesz spotkać się ze swoim zespołem, np. po pierwszych 90 dniach, aby omówić szczegóły i wyzwania oraz zdecydować, czy chcesz kontynuować pierwotny plan. 

Ostatecznie twój roczny plan powinien pomóc w zapewnieniu jasnych ram organizacyjnych dla zespołu, aby wykonywał on swoją pracę w spójny i świadomy sposób. Solidnie przygotowany plan roku może pomóc w zbudowaniu szerszej wizji strategicznej firmy i wyznaczeniu ogólnego kierunku planu biznesowego na następne 12 miesięcy. 

A czy Ty już przygotowałeś swój plan roczny? A może jesteś w trakcie? Czy dodałbyś coś od siebie? 😊